Suche

Operative Planung und Scoping nach agilen Methoden - ein flexibler Ansatz

Operative Planung und Scoping haben grundsätzlich die Aufgabe, Prüfungsschwerpunkte zu definieren sowie den zeitlichen Ablauf der Prüfung oder besondere Prüfungshandlungen festzulegen. Neben der Planung zur Durchführung einzelner Prüfungen wird durch eine Gesamtplanung aller Prüfungen eines Geschäftsjahres (Jahresplanung) die Voraussetzung dafür geschaffen, dass übernommene und erwartete Prüfungen durchgeführt und zeitgerecht abgeschlossen werden können.


Dieser Blog soll einen Überblick über Ansätze und Vorteile für die operative Planung und das Scoping nach agilen Methoden geben und richtet sich an Mitarbeiter und Führungskräfte einer Internen Revision.


Vor dem Hintergrund der aktuellen Herausforderungen durch disruptive Technologieveränderungen ist es von besonderer Bedeutung schnell und flexibel auf entstehende und sich verändernde Risiken reagieren zu können. Stakeholder innerhalb und außerhalb der Unternehmen fordern – zu Recht – effiziente Abdeckung relevanter Risiken verbunden mit einer besseren Antizipation zu erwartender / entstehender Neu-Bedrohungen sowie die direkte Berücksichtigung in der aktuellen Prüfungsdurchführung. Die Interne Revision muss sich diesen Herausforderungen nicht nur stellen, sondern sollte dabei eine gestaltende Rolle spielen.


Der Einsatz agiler Methoden für Planung und Scoping beinhaltet üblicherweise iterativ / inkrementelles Vorgehen mit fixierten Iterations-Zyklus- Kadenzen. Der Agile Ansatz unterscheidet sich somit schon im Vorgehen grundlegend von der klassischen Prüfungsplanung.


Bei der agilen Planung wird zunächst die Strategie für die Prüfung in einem klar formulierten, einheitlichen Verständnis zum Prüfauftrag u.a. bezüglich Adressatenkreis, Zielsetzung, Vorgehen, Dokumentation und Berichtserstellung festgelegt (Scope Canvas). Danach werden alle verfügbaren Informationen zusammengetragen u.a. bestehend aus Vorjahresprüfungen, internen und externen Richtlinien, Dokumentationen sowie Gesprächsprotokollen und Stakeholderbefragungen und zwecks Profiling mittels Boards visualisiert.

Anschließend trägt das Prüfungsteam im sog. „Prüf-Backlog“ (ständig zu aktualisierende Prüfungsthemen-Liste) einzelne Prüf-Aufgaben zusammen und ordnet den Backlog nach Risikogesichtspunkten (als Standard-Format hat sich hierbei u.a. das „User-Story“-Template bewährt).


Um möglichst viele Sichtweisen zu berücksichtigen, erfolgt die priorisierende Gliederung gleichberechtigt durch alle Mitglieder des Prüfungsteams und wird durch den Prüfungsmanager, der die Gesamtverantwortung trägt, abgenommen.


Im Anschluss an die Priorisierung werden die User Stories, auf einzelne ausführbare Elemente heruntergebrochen. Die User Stories formen somit passende, in gleichmäßigen Zeitrahmen erbringbare Leistungseinheiten, die zu Sprints zusammengefasst werden. Bei der Sprint-Zusammenstellung werden Abhängigkeiten verschiedener Stories untereinander berücksichtigt.


Um die Operative Planung flexibel zu gestalten und das Scoping dynamisch auszuweiten, werden zur Sprint-Planung weitere Informationen aus zusätzlichen Quellen einbezogen. Dabei geht es insbesondere darum, die Risiken fortlaufend zu bewerten, effektiver zu verstehen und anzugehen.


Hierzu werden vom Prüfungsteam u.a. Stakeholder, Verantwortliche v